Архивску књигу су обавезни да воде ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала, осим фзичких лица, дакле обавезни су да је воде: државни органи и организације, органи територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установе, јавна предузећа, ималоца јавних овлашћења, привредна друштава и друга правна лица. Архивска књига представља инвентар документације. У архивску књигу се не уписује сâм садржај докумената нити њихови наслови него се групно пописује количина докумената настала у календарској години, груписана по категоријама.
Такође се уписује и физичка локација на којој се ти документи налазе. У архивску књигу се уписује само оригинални документарни материјал, не и копије.
Архивска књига се не води посебно за сваку годину, већ у континуитету. Она је једна, јединствена и централна. Једном дат, редни број у архивској књизи се не понавља.
Препорука је да се у истом регистратору (или другом складишном месту) не мешају категорије, али ако се мешају, да се мешају оне које имају исти рок чувања (наравно, требало би да јасно буду одвојене због лакшег сналажења).
Чување категорија са истим роком чувања омогућава лакше излучивање безвредног документарног материјала - другим речима уништавање докумената којима је истекао рок трајања.
Уколико су свежњеви документације настали у једној календарској години и односе се на исту категорију документарног материјала, добијају идентичну архивску ознаку.
Уколико није вођена архивска књига, сва документација из протеклих година би требало да се попише.
Сваке године до 30. априла, за претходну календарску годину се надлежном архиву доставља препис из архивске књиге. Надлежни архив је онај који је месно надлежан, а према седишту субјекта/ствараоца и тај архив је најбољи контакт за помоћ око примене Закона и отклањања недоумица.
За сада се препис архивске књиге доставља у папирној (нпр. фотокопија) односно одштампаној форми, оверено (ако стваралац користи печат) и потписано од стране одговорног лица код ствараоца, настоји се омогућити електронско достављање преписа у будућности.
Не постоје казне за предузетнике за невођење архивске књиге, тако да се закључује да се Закон не примењује на њих, иако постоји потреба да и предузетници уредно воде своју документацију, поготово ако имају запослене и/или су у систему ПДВ-а.
У случају промене локације документације препоручујемо субјектима који архивску грађу воде у папирној форми да рубрику у коју се уписује локација попуњавају графитном оловком, а за субјекте који користе програм за управљање документима требало би да програм омогућава да се садржај ове рубрике може накнадно мењати. Локација се према потребама ствараоца може више пута мењати, за измене локације документације која остаје на истој физичкој адреси, али је евентуално дошло до промене просторија/службе у којима се чува није потребно обавештавати надлежни архив.
Ако се архивска грађа предаје трећем лицу (друштву које врши чување документације) потребно је о томе обавестити надлежни архив са пописом предате архивске грађе. Такође у случају да архивска гађа буде уништена у пожару, поплави, хакерском нападу итд. потребно је унети примедбу у архивску књигу и обавестити надлежни јавни архив.