Одабирање архивске грађе и уништавање безвредног документарног материјала врши се на основу Листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања (Сл. Гласник РС 6/2020) чл.14 тачка 2.

 

Листа категорија архивске грађе и документарног материјала

треба да садржи следеће ставке:

 

Редни број – у рубрику редни број уписати број почев од 1 па надаље и тај број се континуирано наставља крозЛисту;

Класификациону ознаку – уписује се класификациона ознака за садржај свих категорија документарног материјала; Рубрика која се попуњава у органима управе;

 Врсту документа;

 Рок чувања;

Формат документа П/Е (П-папир; Е-електронски);

 

За трајно чување одређују се категорије материјала које садрже податке од значаја за историју и друге научне области, за културу уопште и остале друштвене потребе или податке који одражавају суштину рада ствараоца/имаоца.

За документарни материјал који није оцењен као архивска грађа (за трајно чување) рокови чувања се одређују зависно од потреба ствараоца/имаоца за коришћење у практичне сврхе, као и у складу са посебним законским прописима.

 

На изради Листе категорија ангажују се стручњаци из свих сектора/организационих јединица који формирају комисију.

 

Листа категорија архивске грађе и документарног материјала је саставни део Општег акта о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала и може се примењивати пошто на њу да сагласност „Историјски архив 31. јануар” из Врања.

 

Надлежном архиву се уз Допис (заведен и потписан) достављају  ДВА примерка Листе категорија, која је претходно усвојена од стране одговорног лица директора /управногодбора /надзорногодбора ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала, потписана и оверена.

Странице обавезно нумерисати, a на последњој потписаној страници оставити простор за печат Архива којим иста постаје валидна. Један оверен примерак задржава Архив, а други се враћа ствараоцу и имаоцу.

 

Уколико се током године јаве нове врсте докумената или се промене законски рокови за чување документације, врши се допуна и /или измена постојеће Листе категорија које се такође достављају у ДВА примерка на сагласност Историјском архиву „31.јануар” у Врању.

 

Предлог дописа за добијање Сагласности на Листу категорија у текст формату (пдф формат)

Предлог дописа за измену /допуну Листе категорија у текст формату (пдф формат)